摘 要：随着以互联网为代表的网络时代的到来，信息技术在各个领域被广泛应用。作为信息提供者，档案部门的信息管理更应该与时俱进，实现档案管理的信息化。档案部门要改变传统的档案保管、利用、检索方式，建立起现代化的档案管理模式。只有这样，才能避免档案管理工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏组织，才能有效地保护馆藏历史档案，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益。本文主要分析了档案管理信息化及其内容，并就档案管理信息化建设提出了一些建议，希望对档案部门的信息化建设有所帮助。

关键词：档案管理；信息化；措施

一、档案管理信息化及其内容

1.档案管理信息化

档案管理信息化是指应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行数字化加工，要根据不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总，以实现信息化管理。

2.档案管理信息化的内容

（1）基础设施建设：基础设施建设是信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络，档案信息网络是档案信息传输、交换和实现资源共享的必要手段。

（2）信息资源建设：档案信息是國民经济和社会发展的战略资源之一，对档案信息的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设的实效所在。

（3）标准规范建设：标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，是包括电子文件的归档、电子档案管理以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用等内容的一套标准规范体系。

（4）应用体系建设：它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。

（5）人才队伍建设：这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。

二、档案管理信息化建设的措施

1.加强现代化管理手段

管理方式从传统的管理转向现代化管理，不断提高档案管理的信息化水平。档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立各部门档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立信息化档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，提高档案的服务质量。同时，要以现代科学理论为指导，根据档案工作的客观规律和档案的特点进行合理地组织、计划和控制，实现管理方法科学化、管理机构高效化、管理形式现代化。

档案管理信息化，就要加强对电子文件的归档管理，对各种不同类型不同载体的档案进行数字化，为保证电子文档的真实、完整、有效，应制定电子档案管理方法。计算机技术的应用是档案管理技术现代化的中心，而计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要科学制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

2.提高安全意识和防范意识

增强档案部门的安全意识，防止人为地毁坏和破坏，层层把关，严格管理，力争让无权用户进不来、看不见、改不了档案，保证档案的真实性。要根据实际情况适当的选择加密技术和电子口令，防止被人盗用、非法上网和越权访问，定期对所用计算机进行杀毒，防止电脑病毒对电脑系统的攻击和黑客的威胁。严格管理，专机专用。一些可以永久保存的资料属性可以改成“只读”，防止一些不期而遇的破坏带来损失。

很多单位的信息化建设程度不高，网络的安全性、稳定性、可靠性有待于进一步验证，重要文件资料应该多备份、勤备份，可根据单位实际选择是否需要多套备份、是否需要异地存储等，保证档案使用时的准确性、完整性。严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，不断提高档案管理人员的安全意识，确保档案信息化的开放安全。

3.提高档案管理人员的素质

档案管理者除了有较强的事业心之外，需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以方便快捷的实现统计、查询、检索等各类信息，能实时地对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性，这就要求档案工作者不断提高自己的计算机操作水平，具有一定的计算机安全方面的知识。

4.制定档案信息化标准

档案信息化建设的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息，这要求档案数据库中的信息存储与呈现必须实现标准化与规范化。档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号设置以及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。同时避免档案信息资源的重复开发、利用等问题，为实现档案信息化资源共享奠定基础，从而提高档案信息利用率，更好地为整个社会服务，档案信息化是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。总之，档案管理的规范化，应以标准化管理为主，制度管理为辅；先考虑国际标准，再考虑国家以及行业标准、地方标准，做到资源共享的保证。

三、结语

信息化是新世纪档案事业发展的重要方面，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息和处理的数字化，收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域发挥不可代替的作用。因此，我们必须加快档案信息化管理的进程，以满足当代社会信息发展的需要。

参考文献：

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